Un problema de los sistemas de gestión de tareas tipo GTD es la saturación. Nuestra lista de tareas crece y crece y normalmente somos incapaces de hacer todo lo que apuntamos en esta lista. De hecho, cuando el sistema GTD debería ayudarnos a vaciar la cabeza para concentrarnos en una tarea, lo que sucede es que acabamos con una lista de tareas tan grande que no sabemos por dónde empezar.
Por puuikibeach
Esta mañana me ha pasado a mi, me he levantado saturado de ideas y de tareas con la cabeza hirviendo de cosas, sabiendo que tengo muchas cosas pendientes por hacer en muchos proyectos nuevos y otras muchas cosas por contar en el blog, y no era capaz de empezar por ninguna, estaba totalmente saturado.
Nuestro sistema de gestión de tareas (GTD o el cuaderno de toda la vida) nos indica claramente que tenemos muchas cosas que hacer, y cuanto más lo revisamos y lo pensamos más nos agobia, nos sentamos frente a nuestra lista y se nos hace un nudo en el cerebro que impide que podamos hacer absolutamente nada. Las decisiones se bloquean y tenemos miedo de escoger por dónde empezar, de repente todo lo que ayer era un proyecto ambicioso y genial, con toda esa lista de tareas y nuestra hoja de ruta completa, hoy nos da vertigo y nos asusta.
Nuestra cabeza se acelera y no puede parar de pasar de una idea a la siguiente, nos ponemos a hacer algo y pensamos en las otras 20 cosas que tenemos que hacer también. Cuando leemos una y otra vez nuestra hoja de ruta, pensamos si realmente elegimos bien la ruta o si realmente tenemos que volver a pensarla. Las tareas nos parecen todas demasiado pesadas, y no estamos seguros de si realmente es el camino a seguir. El proyecto que ayer era la octava maravilla hoy no parece tan interesante. Dudas, dudas y más dudas.
Por Ben Garney
Lo que estamos haciendo es darle demasiadas vueltas a las cosas. Hay que parar, relajarse y hacer algo. Pero claro, no siempre podemos decir que estamos estresados y que tengo que hacer algo de ejercicio y ocio para desestresarme, las tareas hay que hacerlas, y pasar todo el día viendo vídeos de YouTube o jugando al Starcraft para desestresarme no va a vaciar nuestra lista de tareas de GTD ni va a hacer que el proyecto salga adelante.
Pero hay otras formas de luchar contra esto. Cada uno tiene sus trucos para aumentar su productividad y estos son los que yo utilizo en casos de saturación:
- Hacer una sola cosa. Da lo mismo, elige la que más ganas te de por hacer, y si no te apetece hacer ninguna, coge la que lleve más tiempo en tu lista de tareas y hazla hoy. Da lo mismo que no sea lo más importante o lo que más repercusión tiene, estás bloqueado y esa tarea te va a sacar del bloqueo, así que deja de darle vueltas y coge una cualquiera.
- Cierra tu lista de tareas. Mi lista de tareas solo se abre una vez al día. Normalmente, y si puedo lo cumplo a rajatabla, reviso la lista de tareas el día anterior por la tarde/noche, antes de terminar mi jornada de trabajo, elijo las tareas (nunca más de tres) que voy a hacer al día siguiente y las apunto en una hoja de papel que dejo en mi escritorio. A la mañana siguiente, con la cabeza despejada, solo tres tareas estarán disponibles para hacer y es más fácil evitar saturarse de otras posibles tareas pendientes. De este modo es más fácil escoger una única tarea entre tres que entre mil.
- No pienses en las posibles implicaciones de lo que estás haciendo, eso es para la fase de planificación, ya lo pensaste en su día, la tarea está en la lista y hay que hacerla, así que vamos a ello. Vuelvo a repetirlo, deja de darle vueltas a las cosas y comienza a ser productivo.
- Empieza. De verdad, suena muy artificial, pero empezar con algo aunque sea obligado hace que tu cabeza se centre en esa tarea y pronto olvidarás las demás. Tu sistema GTD se encarga de recordartelas cuando llegue el momento, ahora esconde tu lista de tareas y comienza a hacer algo. No vale con escoger las tareas, hay que hacerlas. Empieza ya mismo.