El email es la herramienta más importante de los últimos años, en eso estaremos todos de acuerdo, y sirve para infinidad de cosas pero por desgracia hay cosas para las que no fue diseñado y la gente se empeña en ignorar este hecho. Como la mayoría de las herramientas en internet, que sean buenas o malas depende en su mayor parte del uso que le demos. Y el correo electrónico no es una excepción, hay que ser capaz de usar la herramienta para lo que fue diseñada y conseguir sacarle el máximo rendimiento. En el caso del correo electrónico, se le da muy poca importancia a algo que todos usamos tanto en casa como en el trabajo, y por la que pasan más de la mitad (estadística inventada con todo el morro) de las conversaciones en nuestras vidas y en nuestro trabajo.
Por Biscarotte
Por desgracia, nadie nos enseñó a usar el correo electrónico en la escuela, y día tras día nos llegan correos que se saltan todas las «normas no escritas» de cómo debería usarse el correo electrónico de forma productiva. Y como una imagen vale más que mil palabras, os dejo unos ejemplos de lo que no debe hacerse con el email (fuente: mi otro blog, que no es mío, es que se llama así :P).
10 cosas para las que no debes usar el Email
1.- ¿Fax si, Email No?
Todavía me sorprende como después de tantos años, el FAX sigue siendo requerido por algunas personas en lugar del uso de las nuevas tecnologías, firma electrónica, etc.
2.- Delegar tareas simples
Muchas veces tardas más en escribir el correo que en hacer la tarea que estás describiendo en el.
3.- No usar la copia oculta
La imagen es clara, no envíes correos masivos sin usar el BCC y sobre todo ¡no respondas a esos correos copiando de nuevo a todo el mundo!
4.- Firmas de correo excesivas
Las firmas de correo deben mostrar los datos imprescindibles, tu email no hace falta que lo pongas, lo recibirá el destinatario y evitarás SPAM. Los textos legales realmente no tienen valor legal y las imágenes corporativas la mitad de las veces no aparecen y la otra mitad aparecen dónde no deberían.
5.- No envies emails «secretos»
Si quieres contactar con alguien y contarle lo que haces, hazlo. Está todo inventado ya, es muy difícil que tu idea sea única, lo importante es cómo la llevas a cabo. Correos como este sólo sirven para perder un posible socio:
6.- El email no es un gestos de archivos
El email no está pensado para enviar archivos de gran tamaño. No es la herramienta para compartir fotos ni para enviar documentos. Hay aplicaciones de discos duros en la nube que están pensadas para esto, incluso puedes usar el FTP, todavía una buena herramienta que sigue usandose. Pero no mandes emails que la mayoría de las veces no van a llegar a su destino. Como dijo alguien una vez:
No subestimes el ancho de banda de una furgoneta cargada de discos USB a 100 km/h por la autopista.
7.- No uses los fondos de colores
Cuando enviamos una carta, no se nos ocurre escribirla en un papel de colores y pegarle florecitas alrededor. ¿Por qué si hacemos esto con los emails? ¿De verdad se leen mejor así?
8.- Anular Subscripciónes
Está debería haberla puesto la primera. Hay que facilitar tanto la forma de borrarte como la de apuntarte. ¿Para qué quieres mantener a gente que no quiere estar en tu lista?
Cuando a mi me sucede esto, le doy al botón de SPAM de google automáticamente. Así me quito el problema de encima.
9.- Email como herramienta de trabajo colaborativo.
El email fue creado para discutir y comentar, no para editar documentos. La mayoría de las veces acabamos con 200 copias del mismo documento con nombres como el que aparece en la imagen. Terrible. Hay miles de herramientas para esto que funcionan realmente bien, Dropbox es una de ellas, pero hay otras.
10.- No uses tu email como gestor de tareas.
La décima no tiene imagen, porque es mía. Todos hemos caído en la tentación de usar el correo como gestor de tareas y no sólo para emails, sino como para el resto de tareas que tenemos que hacer. Yo todavía lo hago a veces, y hay que intentar derivar esas tareas a otros sistemas, pensados para gestionar tareas y dejar el correo para las gestionar emails, que es para lo que se ha creado.
¿Alguna otra sugerencia?