La hoja de ruta. El camino del éxito.

En el blog he hablado más de una vez del Plan,  de las razones por las que hay que tener un plan, que debe ser flexible pero con unos objetivos claros y un destino al que nos dirigimos y muchas otras generalidades. Hoy vamos a empezar a concretar la información.

Da lo mismo si hablamos de generar un blog de éxito o de realizar un proyecto personal, nuestro objetivo final es el que nos motiva e impulsa a seguir adelante en el día a día. Pero tener un objetivo no es tener un plan. Para tener un plan hay que estudiar las diferentes formas de alcanzar nuestros objetivos, analizar los diferentes caminos que nos llevan a uno y otro destino y establecer las paradas que haremos en el camino y juntar todo esto en un documento que será nuestra hoja de ruta.

Ruta 66, Route 66.
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Por algo se llama hoja de ruta, realmente lo que estamos haciendo es seleccionar de entre todos los caminos que se nos presentan delante, el que nos llevará de forma más o menos directa y con más o menos esfuerzo hasta nuestro destino. Y como buen viajero os aseguro que la aventura no está en llegar, sino en el viaje y lo que encontramos en él.

Obviamente tener una hoja de ruta no es necesario, ni lo es planificar, ni pensar a largo plazo. Hay gente que triunfa sin esfuerzo y hay gente que simplemente tiene un golpe de suerte (de mucha suerte algunos ;)). Yo creo que a la suerte hay que ayudarla, y que si bien una buena planificación no garantiza el éxito, aumenta considerablemente las posibilidades. Sin hablar de que mantener una hoja de ruta y un buen plan y acompañado de una buena gestión de las tareas, (con GTD o sin el), libera la mente, permite ser más productivo, tener menos estrés y en definitiva, vivir mejor. Y no nos olvidemos de que al final se trata de vivir mejor.

¿Y cómo hago esto de la hoja de ruta?

Voy a intentar explicar esto de forma sencilla, sin meterme en teorías de planificación (no pienso hablar de diagramas de Gantt, ni de caminos críticos y demás teorías) solamente voy a dar unos pasos de cómo sin tener ni idea de planificación cualquiera puede con una hoja y un papel conseguir tener una hoja de ruta que nos guíe en nuestro proyecto en los siguientes meses para alcanzar nuestro objetivo de forma más cómoda. Esto es lo que yo hago y así os lo cuento.

Coge una hoja de papel, tan grande como quieras (un A3 suele ser perfecto), puede ser un cuaderno, o puede ser un folio. Otro día hablaré de las herramientas informáticas que tenemos a nuestra disposición para esto, pero a la hora de la verdad pocas cosas pueden competir con un papel y un lápiz (o bolígrafo claro :P). Y empieza a escribir.

  • 1. Destino Final. Lo primero es elegir nuestro destino. Escribe en letras grandes a dónde queremos llegar. Si no sabemos a dónde  vamos, difícilmente vamos a hacer el mapa para llegar. Y si nos ponemos a andar sin saber a dónde, puede que vayamos andando hacia el lado opuesto. Yo suelo escribirlo en la parte de abajo de la hoja, pero esto ya va en gustos.

Nota: Al final cada uno tiene su propia forma de escribir notas en un papel, no creo que pueda decir a nadie como y dónde escribirlo. Si os interesa os cuento como lo hago yo en los comentarios, pero para este post me voy a centrar en el contenido y no en la forma que tiene le texto en nuestro papel.

  • 2. Hitos intermedios. Sea cual sea el destino, debemos ser capaces de encontrar grandes hitos intermedios que debemos alcanzar antes de llegar al final. Por ejemplo para tener un blog de éxito, tener el blog operativo y funcionando suele ser un paso previo bastante vital para lograrlo. Ojo, en este apartado no queremos poner tareas pequeñas intermedias, no son cosas que hay que hacer, son momentos de paso obligado para llegar a nuestro objetivo final, pero que en definitiva son pequeños (o no tan pequeños) proyectos en si mismos. La suma de los proyectos es lo que hará que nuestro objetivo se cumpla.

Nota: cuando me pongo a pensar en los hitos intermedios, suelen empezar a llover a mi cabeza pequeñas tareas previas o intermedias (maldita inspiración)que serán necesarias para esos hitos. Suelo ir apuntándolas en una hoja aparte, sin orden en una lista, para no perderlas y poder incorporarlas a mi hoja de ruta más adelante.

  • 3. Punto de partida. Cuando tengo el punto de llegada y las paradas críticas intermedias, me gusta poner una o dos tareas que son mi siguiente paso a seguir. Me sirve para saber dónde estoy y de dónde salgo. Para tener una ruta hace falta un punto final, puntos intermedios, pero también un punto inicial. Esto parece difícil así dicho, yo suelo escribir esa tarea que tienes que hacer mañana mismo para seguir adelante.  En el caso de un blog, y en mi caso, la mayoria de las veces la tarea es elegir el tema del blog. Que no importe que la tarea sea casi un hito, luego volveremos a ello.

Road to Uttranchal...
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  • 4. El camino. Una vez tenemos el inicio, los pasos intermedios y el final, hay que empezar a dibujar el camino. Tanto para los hitos intermedios como para nuestro punto de partida, debemos ser capaces de identificar los distintos pasos y tareas a realizar para llegar a cada uno de ellos. Simplemente escribe todas las tareas que se nos ocurran, no te preocupes por el orden, suelta todo lo que salga, escribe y escribe paso por paso lo necesario para lograr esos objetivos.

Nota: Aquí es dónde yo suelo coger esa hoja dónde he ido apuntando las tareas que me surgían al poner los hitos intermedios, y las copio otra vez a la hoja de ruta. Escribirlas otra vez me parece importante, ayuda a fijarlas y a revisarlas. Según las voy escribiendo las voy desglosando y nuevas van apareciendo.

  • 5. Microtareas. Ya tenemos una buena hoja de ruta, con tareas, pasos objetivos intermedios. Ahora suelo releer todo lo que llevo escrito, y el objetivo no es escribir nuevas tareas, sino desglosar las que hemos escrito en otras tareas más simples. En la mayoría de los casos, las tareas apuntadas son complejas y puede dividirse en otras tareas más simples, que yo llamo microtareas, que son los elemento mínimos que no pueden desglosarse más.

Nota: cuando desgloso una tarea que resulta en demasiadas microtareas, con la tarea original hago dos cosas, o la borro, porque ya no es necesaria, o la convierto en un hito intermedio, y pasa a ser parte de la hoja de ruta como objetivo a cumplir.

  • 6. Pon Orden. Ahora tenemos una lista de tareas enorme, tareas simples pero sin ningún tipo de orden. Hay que ser capaz de recolocar las tareas, analizando cuales deben hacerse antes que las otras. Habrá tareas que puedan hacerse en cualquier momento, sin depender de otras, y hay tareas que tienen que esperar a las anteriores para poder ser realizadas. De las que no dependen de otras, hay que darles prioridades, para al final tener toda una ramificación de principio a fin. Nuestro mapa está casi completo.

Nota: Antes de hacer esta fase suelo tomarme un descanso y o paro y dejo este paso y los siguiente para otro día o por lo menos reposo durante un par de horas. Es crítico ser capaz de analizar nuestras tareas y darles prioridades. Recuerda: “Si todo es importante, nada es importante.”

  • 7. Fechas. Hay que asignar tiempos y fechas a nuestra hoja de ruta. Empezaremos por las tareas pequeñas para ir llegando a los objetivos y tendremos una fecha final. Los tiempos  y las fechas es lo más complicado de hacer bien a la primera. Conseguir saber lo que vas a tardar en hacer algo que no has hecho nunca es muy complicado. Pero hay que hacer el esfuerzo, y si no sabemos, lo inventamos, pero hay que poner fechas a nuestra hoja de ruta. La fecha es la que nos va meter presión para eliminar la pereza que nos impide movernos pero debe ser realista para no convertirse en algo que nos agobie y nos quite la ilusión.

Setting a date
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  • 8. Revisión final. No hay proceso que salga a la primera. Este punto suelo hacerlo a los dos días cuando vuelvo a tener la cabeza fresca, y básicamente repito de nuevo estos pasos y modifico y toqueteo la hoja de ruta para dejarla a mi gusto. No tiene que estar perfecta (de hecho, nunca lo estará), recuerda que el plan es flexible y la hoja de ruta ira cambiando con el día a día. Nunca hago más de una revisión final. Si no, corro el riesgo de estar mucho tiempo haciendo planes y poco tiempo ejecutándolos.

Empieza hoy.

Por último quiero añadir algo que me parece básico en todo plan, la acción.  Todo esto que os he contado esta muy bien, y a mi me parece que puede ser muy importante en nuestro éxito final, pero los objetivos y los pasos a seguir por si sólos no llegan a ningún sitio. Hay que ser capaz de convertir los planes en realidades, y eso sólo pasa convirtiendo los sueños en ideas, las ideas en tareas y las tareas en actos. De nada sirve leer un blog cómo este una y otra vez, preparando nuestro plan de ruta perfecto, tener nuestro mapa detallado de a dónde queremos llegar y por dónde vamos a pasar, la hoja de ruta perfecta, que si no somos capaces de dar un paso adelante y ponernos a andar no llegaremos a ningún sitio.

Y mañana ya es tarde. Hoy, según termines de leer este post (y te queda una línea), coge una hoja y comienza a escribir tu hoja de ruta, el mapa que te llevará a lograr tus objetivos y a triunfar en aquello que te propongas.

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