Con este post bastante largo aprenderás a sacarle el máximo partido a tu Dropbox y tu SugarSync con utilidades que ni siquiera habías pensado. Voy a continuar la saga dedicada a los discos duros virtuales, especialmente a Dropbox y Sugarsync (aunque hay más alternativas y las he probado casi todas me quedo con estas dos).
Hasta la fecha he escrito varios post sobre el tema, por si quieres revisarlos (ya que intento no repetirme mucho, pero por lo visto no me sale muy bien ;)).
- Guía para crear una Oficina Virtual en Internet Gratis. El poder de la Nube.
- Tu disco duro virtual en la nube: DropBox.
- Comparativa DropBox vs SugarSync. Discos virtuales en la nube.
- Cómo sacar partido a Sugarsync, tu otro disco duro en la nube.
Si quieres registrarte en ambos servicios (es lo que yo recomiendo) puedes usar los enlaces al final del post. ¡Gracias!
Cómo uso yo Dropbox y Sugarsync para guardar mis datos importantes.
Yo uso los dos de forma paranoica. ;) Mis datos “importantes”, que no creo que a nadie le interesen, la verdad, ocupan unos 500 megas escasos, si meto algunos libros etc se me va a un giga, pero nunca es un problema para Dropbox. Lo que hago a la vez es sincronizar la carpeta de Dropbox en Sugarsync y así me aseguro que tengo lo importante duplicado en la nube y puedo acceder desde cualquier lado. Además, llevo una copia de todo esto en mi USB personal, que es de 8 gigas, suficiente para meter mis datos personales y programas portables.
El problema de tener muchas copias, es que corremos el riesgo de cambiar algo en un sitio y no actualizarlo en los demas. Es importante que todas las carpetas esten sincronizadas.
De la nube se encargan los programas automáticos de Dropbox y Sugarsync, pero no permiten (con razón) sincronizar con un disco duro USB. Así que para sincronizar mi carpeta personal del disco duro y mi USB tengo que hacerlo yo personalmente, pero en lugar de hacerlo a mano utilizo la versión portable de AlwaysSync. Un programa que recomiendo comprar, y aunque es gratuito para uso no comercial se merecen todas las donaciones del mundo, ya me lo dirán cuando lo prueben. Entre otras cosas, permite programar la sincronización de carpetas de un disco USB cuando este se enchufa al ordenador.
Así que el proceso es claro, en casa, el usb se conecta y automáticamente los cambios que se hayan realizado en él pasan a las carpetas de Sugarsync y Dropbox (o al USB, lo que sea más nuevo se conserva), que también automáticamente y sin pulsar ni un botón, se sincronizan con la nube.
Diferencias principales entre DropBox y SugarSync
Tras usar ambos sistemas durante unos meses, he podido comprobar las ventajas de uno y otro sistema. Habéis leido como uso ambos sistemas pero ahora quiero hacer un resumen de las ventajas de uno y otro:
- Sugarsync no tiene cliente de Linux, aunque estoy seguro de que pronto lo tendrá.
- Sugarsync limita el uso a dos ordenadores para las cuentas gratuitas. Yo por ahora solo tengo uno, pero es un problema claramente.
- Sugarsync solo salva dos versiones de los archivos. Dropbox salva un mes de versiones. Por eso uso Dropbox para los datos y Sugarsync para los archivos más grandes, la música, etc.
- Sugarsync usa mucha más memoria del ordenador. No es un problema en mi ordenador de sobremesa, pero a alguno le puede afectar.
- Sugarsync a veces pone que la carpeta está sincronizada, pero se deja algunos archivos sin copiar. Eso puede ser un gran problema. No me ha sucedido pero en internet si que se comenta. Dropbox es más fiable.
- Sugarsync es más lento que Dropbox, pero mucho más lento.
- Sugarsync permite sincronizar cualquier carpeta esté donde esté. Dropbox permite seleccionar las carpetas que queramos dentro de nuestra carpeta de DropBox. Parece lo mismo pero no lo es.
- Sugarsync es más barato. Aparte de la oferta que hay hasta final de mes que permite conseguir almacenamiento extra sin límite con los referidos.
- Ambos hacen lo mismo, así que ¿por qué no usar los dos?
- Hace poco Dropbox anunció que podría descifrar y revisar nuestros datos en cualquier momento. No se cómo funciona Sugarsync en esto de la seguridad, pero no se ha anunciado nada al respecto. Es una mala noticia en cualquier caso.
20 Formas para usar Dropbox y Sugarsync de forma profesional
Puesto que Sugarsync permite sincronizar diferentes carpetas de nuestro disco duro, permite hacer más cosas que Dropbox, pero la mayoría ya las cité en el último post sobre SugarSync. Las de hoy requieren un poco más de trabajo para hacerlas funcionar, no es simplemente sincronizar una carpeta, hay que preparar un script o automatizar algún sistema de nuestro ordenador, pero seguid leyendo y lo descubriréis.
NOTA: como mi carpeta de Dropbox se sincroniza con Sugarsync, todo lo voy a hacer refiriendome a esa carpeta, de este modo, todo está accesible desde ambos sistemas sin tener que hacer las cosas dos veces.
1.- Usar la carperta de DropBox como Mis Documentos.
Mucha gente no sabe que se puede cambiar la dirección de la carpeta de Mis Documentos de Windows. Es muy sencillo, busca en el escritorio tu icono de Mis Documentos, pulsa el Boton deerecho, propiedades. Veras un botón que pone Mover. Indicale que la nueva carpeta es la carpeta de Dropbox (o una dentro de ella) y listo.
Ojo, si tenemos demasiadas cosas nos podemos pasar de la capacidad muy fácilmente. Ahora con el nuevo Dropbox podemos indicar cual de esas carpetas dentro de Mis Documentos queremos sincronizar.
by jk+too
2.- Acceder a mi biblioteca en DropBox desde Stanza
En mi anterior post indicaba como idea que se podía sincronizar nuestra biblioteca de libros para acceder a ellas online. Además, si lo hacemos como indican en este post, podremos acceder a esos libros desde nuestra aplicación Stanza en el iPhone o en el iPad. Muy interesante.
3.- Sincroniza cualquier carpeta del ordenador con tu cuenta de DropBox.
Aunque Dropbox permite seleccionar las carpetas que quieres sincronizar dentro de tu carpeta Dropbox (y eso puede ser nuestra carpeta de Mis Documentos, como hemos explicado anteriormente), todavía no puedes sincronizar carpetas de diferentes programas esparcidas por nuestro disco duro. Pues bien, hay una solución a esto. Usando Dropbox Folder Sync podemos crear enlaces virtuales (SimLinks) en Windows que permiten sincronizar el contenido de cualquier carpeta con DropBox.
OJO:Tiene una pega. El contenido sólo se actualiza al arrancar el ordenador, no mientras lo modificamos. Yo sigo usando SugarSync para esto.
4.- Usar DropBox para mandar torrents a nuestro ordenador de casa.
Si usamos uTorrent (u otro cliente similar), hay una opción en preferencias, directorios que nos permite indicar una carpeta en la cual, cada archivo torrent que se ponga en ella debe empezar a descargarse automáticamente. Tan sencillo como eso. Solo hay que descargar el archivo torrent (con el móvil incluso) y subirlo a la carpeta indicada dentro de nuestra carpeta Dropbox y nuestro Torrent empezará a descargarlo, para tenerlo listo cuando lleguemos a casa.
5.- Usar un solo password con Keepass
Keepass es una de estas aplicaciones que permiten guardar todas tus contraseñas en un sitio y así solo tener que recordar una. Es gratis, Open Source y portable. Yo hasta ahora no lo uso, pero es una de las aplicaciones que estoy probando y recomiendo a todo el mundo, otro día hablaré más sobre esto. Lo bueno es que Keepass guarda toda la información encriptada en un solo archivo, así que solo hay que poner este archivo en el DropBox y listo. Ahora cuando cambies de ordenador tu información te acompañará sin tener que llevarla en un USB (cosa que yo también hago como habéis leído antes).
6.- Sincronizar el profile completo de Firefox.
No hay que usar ningún otro plugin especial. Simplemente sincroniza la carpeta completa del perfil de Firefox y tendrás todos tus ordenadores con el mismo navegador, plugins incluidos. Y lo mejor es que funciona entre PC, Mac y Linux. Imprescindible.
7.- Para sincronizar tu correo con Thunderbird
Si no usas IMAP y sigues usando para tus correos el anticuado POP3, puedes usar este truco (en inglés) para sincronizar tu correo de thunderbird entre todos tus ordenadores con Dropbox.
8.- Para guardar los saves de tus juegos.
Como ya comenté, puedes sincronizar tus configuraciones de juegos en dropbox. Puedes usar el ya comentado SimLink o, si ya has movido mis documentos, muchos juegos en windows se salvan automáticamente en tu dropbox (Ojo con eso, podemos pasarnos de la capacidad facilmente). Fuente.
9.- Para crear tu propio repositorio online SVN.
Si eres programador puedes usar una carpeta de Dropbox para trabajar, y compartirla con otros compañeros. De este modo cada cambio que hagas se traslada automáticamente al repositorio, pudiendo ser utilizado por otros, o incluso probado en otros ordenadores. Para más información ver este tutorial en inglés.
10.- Como servidor Web propio.
Como indican en la propia Wiki de Dropbox, se puede usar una carpeta para publicar una página web, con la ventaja que para ver los cambios realizados no necesitas usar el FTP. No es válido para páginas complejas pero puede valer para muchas otras o para enseñar diseños simples en HTML. Ya empiezan a existir alternativas interesantes, como DropPages, pronto podremos usar nuestro disco en la nube conectado con nuestor servidor web, y olvidarnos del FTP para siempre.
11.- Para imprimir archivos de forma remota
Muy útil para imprimir archivos desde nuestra tablet o móvil. Como explican aquí, es bastante sencillo usar un script que imprime los archivos que subimos a una carpeta concreta en nuestro DropBox. Simplemente.
12.- Uso como carpeta compartida entre empleados para trabajar.
Se de amigos que ya lo están usando, y es una forma muy cómoda de compartir un archivo entre varias personas, tan solo creando una cuenta común gratuita para todos y considerando la carpeta Dropbox como la carpeta de trabajo de todos los empleados. De este modo, dropbox además nos hace las copias de seguridad de un mes de forma gratuita, así que es complicado que algún despistado se cargue todo el trabajo.
13.- Para oir tu música dónde estés.
Aquí SugarSync gana por traer la funcionalidad de serie y ofrecer más espacio gratuito, pero con DropTunes tambien tenemos acceso a nuestra música siempre y cuando la subamos a nuestra cuenta de Dropbox, claro.
14.- Para sincronizar otros programas:
Hay que buscar cada programa en especial. Por ejemplo en el foro de Omnifocus ofrecen una alternativa a la versión de pago, aunque no la recomiendan los creadores de Omnifocus. Hay tutoriales sobre Things, y otros muchos programas. Por supuesto que es totalmente intuitivo en el caso de programas portables.
15.- Acceder a tus logs del chat desde cualquier sitio.
Si te gusta chatear, o si utilizas el chat para trabajar, es posible que en algún momento os haya pasado que queréis buscar un dato que os dieron en la conversación que tuvistéis ayer desde vuestro ordenador, pero ahora en el trabajo no podéis acceder al log. Pues bien, usando Pigdin or Miranda, dos maravillosos programas portables, open source y multiprotocolo (puedes conectarte a Facebook, Gmail, MSN a la vez, por ejemplo) puedes indicar al programa que guarde las conversaciones en nuestra carpeta de Dropbox (o Sugarsync) y acceder a ellos desde cualquier sitio, incluido nuestro iPhone. En mi caso no me gusta guardar conversaciones, pero creo que puede ser muy útil.
16.- Encriptar tu información.
En el planetahuevo nos encanta la seguridad, de hecho soy un poco paranoico de todo esto (como has comprobado con las múltiples copias de mis discos de información). Pues bien, si Dropbox no nos parece suficientemente seguro, podemos usar TrueCrypt combinado con nuestro Dropbox (o Sugarsync) para guardar una copia de nuestros datos más importantes encriptados en la nube.
Para hacerlo, descarga el ejecutable de TrueCrypt y ejecutalo. En lugar de instalarlo dale a extraerlo cuando nos lo pregunte, y utiliza la carpeta de tu dropbox. Luego puedes ejecutar TrueCrypt y hacer tu disco duro seguro como si lo hicieras normalmente (si no sabes como puedes leerlo aquí en inglés). Ahora ya puedes montar tu disco duro encriptado en todos tus ordenadores, y tenerlo sincronizado completamente. Además como DropBox no sube el archivo completo sino que solamente modifica lo que ha cambiado, no tiene que subir tus 500 megas cada vez que cambies el archivo, siendo esto bastante más rápido.
17.- Para apagar el ordenador de forma remota
No le veo utilidad al sistema, pero bueno, se puede hacer automatizando el ordenador para que cuando aparezca un archivo en una carpeta dentro de Dropbox lo apague automáticamente. Solo habría que subir el archivo a nuestro Dropbox y se apagará.
18.- Controla tu casa a distancia
No le veo utilidad real para apagar el ordenador, pero este sistema anterior conectado a un ordenador que controle la domótica de una casa puede ser muy interesante para controlar otras cosas, como apagar o encender la calefacción o poner una lavadora. Lo voy a estudiar y volveré con este tema más adelante.
19.- Para guardar los archivos de tu blog
Casi se me olvida, podemos usar Dropbox o SugarSync para almacenar archivos e imágenes y publicarlos en el blog, liberando de ancho de banda nuestro servidor. Podemos usar los distintos plugins que hay para wordpress o hacerlo manualmente subiendo el archivo y compartiendo el enlace. Ambas soluciones son válidas.
20.- Bonus: Dropbox antiladrones.
Me ha hecho gracia este apartado y así os lo cuento. Primero ponemos un keylogger (que graba en un archivo de texto todo lo que se teclee en nuestro ordenador) en nuestro ordenador portátil y lo sincronizamos con una carpeta compartida (a ser posible con otra cuenta propia) en caso de perder el portátil, podemos ver que es lo que teclea nuestro ladrón, y si se mete en su correo o cuenta de facebook podremos saber quién es fácilmente. Claro que esto se salta todas las normas de seguridad de nuestro ordenador, así que no puedo recomendar su uso, pero es gracioso. Sin embargo se me ocurren alternativas que a lo mejor alguno puede probar, que la webcam haga una foto y la mande al arrancar el ordenador, que un GPS nos diga dónde se encuentra y lo guarde en un log (si tiene gps claro) etc. Lo mejor es no perderlo. :)
¿Conoces alguna más para poder completar la lista?
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Si, yo me llevo también los extras, así que gracias anticipadas.
Fuentes: En español, en inglés, y google.
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